23 | May | 2013 | pradiptadevie

BAB III
ANALISA SISTEM
3.1 Tinjauan Organisasi
3.1.1 Sejarah Singkat SMK Islamiyah Ciputat

Berdiri sejak tahun 1965 menjadikan Yayasan Islamiyah Ciputat sebagai yayasan pendidikan tertua di Ciputat. Dengan berbekal pengalaman lebih dari 40 tahun, yayasan ini dapat menghasilkan anak didik yang berkualitas. Seperti kata pepatah “makin tua makin jadi’, yayasan ini telah mendirikan lembaga pendidikan dengan jenjang pendidikian yang beragam mulai dari tingkat menengah pertama (Madrasah Sanawiyah) SMP Islamiyah Ciputat, tingkat menengah atas (Madrasah Alliyah–SMK Islamiyah Ciputat) serta perguruan tinggi (STIE Islamiyah Ciputat)
Lalu siapakah tokoh pendiri di balik keberadaan yayasan ini? Adalah Drs. H. Zarkazih Noer yang mempelopori pembangunan Yayasan Islamiyah Ciputat ini. Awalnya proses kegiatan belajar mengajar terpaksa dilakukan di gedung sekolah swasta lain karena yayasan belum mempunyai gedung sendiri. Namun kini Yayasan Islamiyah Ciputat telah memiliki gedung sendiri.
Beberapa kegiatan ekstrakurikuler seperti paskibra, marawis atau futsal menjadi sarana bagi anak didik yayasan Islamiyah untuk menyalurkan minat, bakat dan kreatifitas mereka. Salah satu prestasi yang bisa dibanggakan dari yayasan ini yaitu Pasukan Pengibar Bendera Pusaka (PASKIBRAKA) SMA Islamiyah Ciputat pernah mewakili kabupaten Tangerang di tingkat nasional.
Mengedepankan pendidikan berorientasi pada prinsip-prinsip islam yang bernaungan IPTEK & IMTAQ merupakan visi dari yayasan ini dalam mendidik dan membimbing anak didiknya agar menjadi insan-insan muda yang berkualitas, berprestasi serta berakhlak baik. Terlebih lagi dengan adanya dukungan i-Skola layanan info penting kepada Orangtua/ Wali murid. Diharapkan lulusan yayasan ini selain memiliki wawasan IPTEK yang luas juga memahami, mendalami dan menguasai kaidah serta ajaran Islam yang telah ditanamkan kepada mereka selama mengenyam bangku pendidikan di Yayasan Islamiyah Ciputat . Kedua hal tersebut dirasa bisa menjadi bekal bagi masa depan mereka.

Visi Dan Misi
Visi
Membangun sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas, terampil, dan mampu bersaing pada tingkat nasional maupun global dilandasi iman dan taqwa sesuai ajaran Ahlusunnah waljamaah.

Misi
1. Membina dan membimbing peserta didik untuk memiliki dan mengamankan ajaran islam serta berakhlak mulia sesuai dengan ajaran ahlusunnah waljamaah.
2. Membentuk peserta didik untuk memiliki jiwa kewirausahaan.
3. Membina peserta didik yang siap menjadi tenaga kerja yang professional dan amanah dalam bidang teknologi informasi dan bisnis manajemen.
4. Meningkatkan kualitas SDM dengan kemampuan propesional sesuai dengan usaha dan dunia industry (DU/DI)

3.1.2 Manajemen dan Organisasi
Manajemen merupaka ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengkordinasikan serta mengawasi tenaga kerja manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Perencanaan menentukan apa yang akan dicapai oleh perusahaan dimasa yang akan datangtermasuk kegiatan-kegiatan apa yang akan dilakukan dalam rangka mencapai tujuan tersebut. Perencanaan juga mengestimasi hal-hal yang mungkin melancarkan atau menghambat tujuan suatu organisasi. Setelah perencanaan disusun, kemudian ditetapkan siapa yang akan melakukan kegiatan-kegiatan serta batasan-batasan wewenang dan tanggung jawab masing-masing.
Program Keahlian Teknik Komputer dan Jaringan merupakan program baru dengan prospek yang cerah pada Dunia Usaha dan Dunia Industri. Program tersebut suatu keharusan di SMK Islamiyah Ciputat berdasrkan analisa pasar dan stake holder di daerah Ciputat dan sekitarnya.
Dimana terdiri dari Penjualan,Akuntansi, dan Administrasi Perkantoran yang masih berprospek untuk direkrut oleh Dunia Usaha dan Dunia Industri (DU/DI) menjadi tenaga kerja professional tingkat menengah.

3.1.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan fungsi-fungsi, departemen atau posisi-posisi organisasi yang digambarkan dalam kotak-kotak dimana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukan rantai perintah dan jalur komunikasi formal.
Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama dalam suatu struktur organisasi yang secara ringkas sebagai berikut :
a. Pembagian kerja setiap kotak menunjukan individu atau satuan organisasi mana yang tanggung jawab untuk kegiantan organisasi tertentu dan tingkat spesialisasi yang digunakan.
b. Atasan dan bawahan atau rantai perintah menunjukan hubungan wewenang dan bertanggung jawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan dan organisasi.aliran ini dimulai dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai terendah dalam organisasi olehkarena itu setiap anggota organisasi mempunyai suatu kaitan organisasi dengan atasan organisasi.
c. Tipe pekerja yang dilaksanakan. Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukan pekerjaan organisasi atau bidang tanggung jawab yang berbeda.
d. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan keseluruhan bagan menunjukan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau lainnya(departementalisasi)
e. Tingkat menejemen.suatu bagan tidak hanya menunjukan atasan dan bawahan tetapi juga keseluruhan menejemen.

Gambar 3.3.3 Struktur Organisasi

3.1.4 Tanggung Jawab dan Wewenang
Untuk merealisasikan program kerja lembaga pendidikan Al-hamid maka penulis membagi tugas sesuai dengan bidangnya masing-masing, di antaranya :
a. Pimpinan Sekolah
Tugasnya :pimpinan tertinggi yang mengkoordinir kebijakan Umum dan menangani sarana dan prasarana fisik Sekolah.
b. Kepala Sekolah
Tugasnya : Sebagai manager yang perlu mengetahui fungsi-fungsi menejeman kepala sekolah harus membuat suatu perencanaan sekolah tiap tahunya dan mengkoordinir Staf Guru dan karyawan.
c. Wakil Kepala Sekolah
Tugasnya :Membantu kepala sekolah dalam kegiatan penyusunan program kerja, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, penyusunan laporan kurikulum.
d. Administrasi
Tugasnya : Merekap data masuk, data keluar, surat masuk dan keluar
e. Kurikulum
Tugasnya : Menyusun program pembelajaran, menyusun jadwal pelaksanaan ulangan harian bersama dan ujian akhir menyusun penjadwalan

f. Kesiswaan
Tugasnya : Menyusun program pembinaan kesiswaan, mengatur mutasi siswa dan mengatur program kegiatan ekstrakulikuler.
g. Hrd
Tugasnya : Menyelenggarakan upgrading untuk Staf
h. Umum
Tugasnya : Penganggaran Prasarana dan kebutuhan mengajar
3.2 Permasalahan yang dihadapi
Sistem Informasi di SMK Islamiyah Ciputat masih menggunakan sistem manual yaitu dengan menggunakan brosur untuk mempromosikan sekolah dan bagi orang yang ingin mengetahui informasi tentang sekolah. Terlebih dahulu untuk mendapatkan informasi sehingga untuk membuka pendaftaran dan penerimaan siswa baru mereka calon siswa-siswi SMK Islamiyah Ciputat harus datang ke sekolah untuk mendapatkan informasi tersebut.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan di SMK Islamiyah Ciputat, ada beberapa kejanggalan dalam memberikan informasi mengenai sekolah kepada masyarakat, sehingga informasi yang didapat kurang akurat dan tidak efektif.

3.3 Tahap Perancangan Sistem
Perancangan suatu sistem merupakan dasar dari pembuatan suatu sistem yang handal dan kuat memerlukan suatu proses atau tahap – tahapan, adapun tahap – tahapan dalam perencanaan sistem dibagi menjadi 3 tahap, yaitu:
1. Tahap analisis, bertujuan untuk memahami pemecahan masalah.
2. Tahap desaign, bertujuan untuk memahami pemecahan masalah yang didapat pada tahap analisis melalui suatu pemodelan.
3. Tahap implementasi, untuk menerapkan pemodelan yang telah dibuat menjadi sistem aplikasi sesungguhnya.
Gabungan dari tahap analisis dan desain biasanya disebut sebagai perancangan sistem. BAB ini akan menjelaskan menganai perancangan sistem informasi penerimaan siswa / I baru pada SMK Islamiyah Ciputat.
3.3.1 Analisa Sistem
Analisa sistem bertujuan untuk memahami masalah yang sedang di hadapi dengan sistem yang ada saat ini, sehingga diharapkan dengan mengetahui masalah – masalah tersebut, kita bisa merancang suatu sistem yang baru, yang akan menyelasaikan masalah – masalah yang ada. Analisis sistem ini nantinya akan memeriksa requiuetment apa yang harus dipenuhi oleh sistem baru yang akan dibangun tersebut.
3.4 Analisis permasalahan
Masalah di definisikan sebagai suatu pertanyaan yang akan dipecahkan agar sistem dapat terpecahkan secara maksimal. Muncul permasalahan menunjukkan bahwa proses bisnis saat ini tidak berjalan dengan efektif dan efisien. Proses sebagai prosedur atau tata cara tertentu dalam menjalankan suatu tugas, pekerjaan atau kumpulan pekerjaan atau kumpulan pekerjaan yang menjadi bagian dari pekerjaan di organisasi secara keseluruhan, dalam mencapai tujuannya dalam tugas akhir kita hanya akan membahas bagian proses yang berkaitan dengan penerimaan siswa / I baru di SMK Islamiyah Ciputat. Beberapa kekurangan dan permasalahan yang ada pada sekolah SMK Islamiyah Ciputat :
1. Data Calon Siswa masih tersimpan dalam buku tamu
2. Sering terjadinya kehilangan data Santri yang Tahun Lalu
3. Data tidak diperbaruhi secara berkesinambungan, sehingga menimbulkan suatu data menjadi tidak efektif dan efisien.
3.5 Use caseAnalisis Sistem yang Berjalan
Sistem informasi yang digunakan saat ini masih terbilang sederhana,dari mengisi form pendaftaran dan hasil pengsian formnya di simpan di rak-rak khusus yang terletak di gudang penyimpanan data. Karena untuk mengolah data akademik dari mulai pendaftaran, seleksi, dan pengumuman kelulusan.

3.1 Use Case Diagram
3.5.1. Skenario Use Case PSB

Skenario Pendaftaran Siswa baru
Nama Use Case : Pendaftaran
Aktor : Calon Siswa, Panitia PSB
3.5.2 Activity Diagram Penerimaan Siswa Baru (PSB)

Activity diagram memodelkan workflow proses bisnis dan urutan aktifitas dalam sebuah proses. Diagram ini mirip flowchart karena status. Menguntungkan untuk membuat activity diagram juga bermanfaat untuk menggambarkan parallel behaviour atau menggambarkan interaksi beberapa use case. Activity Diagram dibuat secara detail menjelaskan alur berjalannya Use Case (algoritma program) secara detail Seperti juga pada Sequence Diagram, Activity Diagram dibuat untuk tiap Use Case.